Reisekostenabrechnung: worauf es 2026 wirklich ankommt
Die Frage, die mir am häufigsten in den Kommentaren gestellt wird, ist nicht "Wie fülle ich das Formular aus?", sondern: "Muss ich diesen Beleg jetzt wirklich aufheben?" Und die ehrliche Antwort lautet meistens: ja. Aber es gibt Ausnahmen, und genau die kosten die meisten Leute Geld.
Ich mache das jetzt seit einigen Jahren für ein kleines Team, und ich habe dabei mehr Fehler gemacht, als mir lieb ist. Einmal habe ich eine Hotelrechnung verlegt, die ich drei Wochen später beim Finanzamt hätte einreichen müssen. 180 Euro weg, weil ich zu faul war, den Ordner rechtzeitig zu sortieren. Seitdem habe ich ein System, und über das schreibe ich hier.
Wichtige Erkenntnisse
- Die Verpflegungspauschale liegt bei 28 Euro für volle Kalendertage im Inland und 14 Euro für An- und Abreisetage.
- Ohne Belege kein Erstattungsanspruch – die Pauschalen sind die einzige Ausnahme, für die Sie keine Quittung brauchen.
- Ihr Arbeitgeber ist zur Erstattung verpflichtet, wenn die Reise dienstlich veranlasst war.
- Auslandspauschalen variieren stark je nach Land und werden jährlich vom Bundesfinanzministerium festgelegt.
- Privat verlängerte Reisen sind nur dann absetzbar, wenn der dienstliche Teil überwiegt.
- Eine App ersetzt kein Verständnis der Regeln – sie beschleunigt nur, was Sie ohnehin schon wissen.
Was gehört alles in eine Reisekostenabrechnung?
Ich sortiere das immer in fünf Blöcke. Nicht weil das Gesetz das so vorschreibt, sondern weil ich sonst jedes Mal wieder von vorne anfange zu überlegen, wo ich was hingeschrieben habe.
Fahrtkosten
Zug, Flug, Mietwagen, eigenes Auto. Beim eigenen Pkw rechnen Sie mit der Kilometerpauschale ab – derzeit 0,30 Euro pro Kilometer für Hin- und Rückfahrt. Für Motorräder und Fahrräder gelten eigene Sätze. Was viele nicht wissen: Sie können wählen zwischen Pauschale und tatsächlichen Kosten (Tankbelege, Leasingrate). Bei einem alten, sparsamen Auto ist die Pauschale fast immer besser. Bei einem teuren Firmenwagen auf Langstrecke lohnt sich das Nachrechnen.
Übernachtung
Hotelrechnungen, private Übernachtungen, Airbnb. Wichtig: Die Rechnung muss auf Ihren Namen laufen, nicht auf den Ihres Kollegen. Klingt banal, ist es aber nicht – ich habe schon erlebt, dass eine Rechnung auf "Herr Müller und Begleitung" ausgestellt war und die Buchhaltung sie zurückgeschickt hat.
Verpflegung
Hier greift die Verpflegungspauschale. Die können Sie ohne jeden Beleg ansetzen. Sie deckt den sogenannten Verpflegungsmehraufwand ab, also das, was Sie zusätzlich ausgeben, weil Sie nicht zu Hause essen können.
Reisenebenkosten
Parkgebühren, Taxi, Trinkgelder im angemessenen Rahmen, WLAN im Hotel, Gepäckaufbewahrung. Für Trinkgelder gibt es keine feste Grenze, aber die Buchhaltung schaut schon genau hin, wenn Sie 50 Euro für ein Abendessen mit einem Kunden einreichen.
Und die Belege?
Die Faustregel, die ich befolge: Alles außer den Pauschalen braucht einen Beleg. Die Verpflegungspauschale und die Kilometerpauschale sind die einzigen Posten, für die Sie keine Quittung vorlegen müssen. Für alles andere gilt: ohne Beleg kein Geld.
- Kreditkartenabrechnung allein reicht meistens nicht – Sie brauchen die Rechnung des Hotels oder Restaurants.
- Kassenzettel mit Kugelschreiber kann man fotografieren, aber der ursprüngliche Beleg bleibt Pflicht.
- Digitale Belege sind in Ordnung, wenn sie für das Finanzamt jederzeit lesbar und abrufbar sind.
- Bei Bewirtungen brauchen Sie zusätzlich die Namen der Teilnehmer und den Anlass.
Wie hoch ist die Pauschale für Reisekosten?
Das ist die Frage, bei der sich die meisten vertun – ich auch, bei meiner ersten Reise nach Wien, als ich naiv die inländische Pauschale angesetzt habe und mich dann gewundert habe, warum die Buchhaltung das gekürzt hat.
Im Inland gilt: 28 Euro pro vollem Kalendertag, 14 Euro für den An- und Abreisetag. Bei einer dreitägigen Reise kommen Sie also auf 14 + 28 + 14 = 56 Euro. Wer weniger als acht Stunden unterwegs ist, bekommt in der Regel nichts. Bei mehr als acht, aber weniger als 24 Stunden gibt es die halbe Pauschale.
Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze, die deutlich darüber liegen können. In der Schweiz zum Beispiel liegt der Tagessatz bei über 60 Euro, in Frankreich bei etwa 50. Die genauen Werte werden jährlich veröffentlicht und ändern sich von Land zu Land.
Die Kilometerpauschale beträgt 0,30 Euro pro Kilometer für Pkw bis zu einer bestimmten Grenze, darüber hinaus mehr. Für jeden gefahrenen Kilometer mit dem eigenen Auto – einfache Strecke, versteht sich – addieren Sie das zur Reisekostenabrechnung dazu.
Wie hoch ist die Reisekostenpauschale im Jahr 2026?
Mit dem Wachstumschancengesetz wurden die Pauschalen in wichtigen Punkten überarbeitet. Die Verpflegungspauschalen für Inlandsreisen wurden angehoben – genaue Werte finden Sie in der aktuellen Fassung des Bundesreisekostengesetzes. Wer beruflich viel unterwegs ist, kann hier mit ein paar Hundert Euro mehr im Jahr rechnen, wenn er die Sätze konsequent ansetzt.
Für die Kilometerpauschale gab es ebenfalls Anpassungen, die vor allem Vielfahrer betreffen. Ich empfehle jedem, der mehr als 15.000 Kilometer im Jahr beruflich fährt, sich das einmal auszurechnen – die Differenz zwischen Pauschale und tatsächlichen Kosten kann mehrere Hundert Euro betragen.
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen?
Kurze Antwort: Ja. Und zwar nicht aus Nettigkeit, sondern weil es das Gesetz so will.
Wenn die Reise dienstlich veranlasst war – und das ist sie meistens, wenn Ihr Chef Sie losschickt – dann haben Sie einen Erstattungsanspruch nach § 670 BGB. Der Arbeitgeber muss Ihnen die Aufwendungen ersetzen, die Ihnen durch die Ausführung des Auftrags entstanden sind. Im öffentlichen Dienst ist das über § 3 BRKG geregelt, mit den entsprechenden Pauschalen.
Natürlich kann vertraglich etwas anderes vereinbart sein. Manche Firmen erstatten nur bis zu einer Obergrenze oder nur bestimmte Kategorien. Aber die Grundregel gilt: Der Arbeitgeber ist verpflichtet.
Und wenn der Arbeitgeber nicht zahlt?
Dann wird es unangenehm. In der Praxis bedeutet das: Sie können die Kosten selbstverständlich als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen, aber das ist ein schwacher Trost, wenn Sie die Ausgaben erst einmal vorstrecken mussten. Ich rate dazu, das frühzeitig schriftlich zu klären – am besten bevor Sie buchen, nicht danach.
Wo die Reise endet und private Kosten anfangen
Ein Punkt, der in den meisten Anleitungen fehlt: Nicht jede Ausgabe auf einer Dienstreise ist eine Reisekosten.
Was nicht dazu gehört:
- Kosten, die Sie auch zu Hause gehabt hätten – das normale Mittagessen am Wohnort ist keine Reisekosten.
- Private Ausgaben während der Reise, auch wenn sie im selben Hotelrestaurant anfallen.
- Reisen, die überwiegend privat motiviert sind. Wenn Sie einen Urlaub mit zwei Kundenterminen kombinieren, wird es kompliziert.
- Verlängerungstage, die keinen dienstlichen Bezug haben.
Die Grenze zum Privaten ist fließend – das ist auch der Grund, warum ich bei gemischten Reisen mittlerweile einen klaren Schnitt mache: Entweder dienstlich, dann alles über die Firma, oder privat, dann zahle ich selbst. Das erspart Diskussionen.
Vorlage, Excel oder App – was sich in der Praxis bewährt
Ich habe alle drei Varianten durchprobiert. Mein Fazit nach etwa zwei Jahren: Für die meisten kleinen Betriebe ist eine Excel-Vorlage völlig ausreichend. Sie ist kostenlos, flexibel und jeder Buchhalter kann sie lesen.
Apps haben einen klaren Vorteil: Sie fotografieren den Beleg in dem Moment, in dem Sie ihn bekommen. Das klingt trivial, aber genau daran scheitern die meisten. Ich habe schon Kollegen gesehen, die eine Woche nach der Reise mit einem Schuhkarton voller Kassenzettel im Büro standen.
| Variante | Vorteil | Nachteil | Für wen geeignet |
|---|---|---|---|
| Excel-Vorlage | Kostenlos, flexibel, überall lesbar | Manuelle Eingabe, Fehleranfällig | Kleine Teams, wenige Reisen |
| PDF-Formular | Schnell, einheitlich | Schwer nachträglich zu ändern | Behörden, öffentlicher Dienst |
| App | Belegerfassung in Echtzeit, automatische Prüfung | Monatliche Kosten, Einarbeitung | Vielreisende, wachsendes Team |
| Software (z.B. SAP Concur) | Vollintegration, Compliance | Teuer, komplex | Mittelstand und Konzern |
Was in der Praxis am meisten bringt: nicht die perfekte Software, sondern die Routine. Wenn Sie nach jeder Reise innerhalb von 48 Stunden abrechnen, vergessen Sie nichts. Wenn Sie zwei Wochen warten, fehlt immer irgendetwas.
Was mir immer wieder begegnet
Wie heißt Reisekostenabrechnung auf Englisch?
Die gängige Übersetzung ist travel expense report oder auch expense report. In internationalen Konzernen sehen Sie häufig die Abkürzung TER. Für die Kommunikation mit ausländischen Kollegen reicht das völlig.
Bekomme ich die Auslandspauschale auch, wenn ich nur einen halben Tag dort bin?
Grundsätzlich ja, aber anteilig. Die Tagessätze gelten für volle Kalendertage, für An- und Abreisetage gibt es die Hälfte. Bei sehr kurzen Aufenthalten lohnt sich die Nachfrage bei der Buchhaltung – hier gibt es immer wieder unterschiedliche Auslegungen.
Wie lange habe ich Zeit für die Abrechnung?
Es gibt keine gesetzliche Frist, aber Ihr Arbeitgeber kann eine vertraglich festlegen. Üblich sind drei bis sechs Monate. Aus steuerlicher Sicht gilt: Werbungskosten müssen im jeweiligen Kalenderjahr geltend gemacht werden, sonst verfallen sie. Bei mir persönlich ist die Regel: innerhalb einer Woche nach Rückkehr, alles andere ist ein Zeichen dafür, dass ich es vergessen habe.
Und noch ein Gedanke, der mir in den letzten Jahren wichtig geworden ist: Die Reisekostenabrechnung ist am Ende kein bürokratisches Übel, sondern der einzige Moment, in dem Sie die volle Kontrolle über Ihre Erstattung haben. Wer sie schleifen lässt, verliert Geld. Wer sie beherrscht, hat einen kleinen Vorteil – und in einem Bereich, in dem fast alle Fehler machen, zählt das mehr, als man denkt.
